Blog

Hoe maak je jouw plan crisis proof?

Toegevoegd op 9 juni 2020 in de categorie Algemeen

Hoe is het jou als ondernemer vergaan de eerste maanden van 2020? Jouw onderneming draait op volle kracht, jouw plannen zien er veel belovend uit én er zijn geen redenen waarom 2020 niet weer een succes jaar wordt. In jouw slechtste nachtmerrie heb jij niet stil gestaan bij de mogelijkheid dat de economie met piepende remmen tot stilstand zou komen te staan. Jouw plannen voor 2020 kunnen linea recta de prullenbak in. Hier had je jezelf niet op voor kunnen bereiden, of toch?

Als ik terugkijk op de financiële plannen (begrotingen) waaraan ik heb bijgedragen, hadden meerdere van deze plannen geen waarde meer gehad bij een gebeurtenis zoals de huidige pandemie. Een gezonde onderneming wil groeien. Dit vertaalt zich meestal in een groeipotentie van bijvoorbeeld 10% of meer voor het opstellen van plannen. Vaak wordt de groeipotentie voor het komend jaar al in het eerste half jaar vastgesteld. Budgethouders gaan aan de slag om bottom up hun plannen gedetailleerd op te stellen. Het is geen uitzondering dat het hele traject voor het opstellen van de plannen een half jaar of meer in beslag neemt. Voor een MKB+ onderneming met meerdere afdelingen en/of locaties loopt dit vaak al snel op tot een (indirecte) kostenpost van honderdduizend euro. Hoe zuur is het dan voor u als ondernemer dat deze plannen na twee maanden al de prullenbak in kunnen. En nog erger, grote kans dat dezelfde budgethouders nu aangepaste plannen aan het maken zijn. Was dit dan te voorkomen geweest?

We weten dat door globalisering en technologische ontwikkelingen de wereld steeds sneller verandert. Ik merk dat ondernemingen hierdoor steeds vaker niet ver vooruit kijken. Juist vreemd om dan te constateren dat er nog veel ondernemingen zijn die één plan maken voor een heel jaar. Veel van deze plannen zijn statisch, zij bestaan uit absolute bedragen zoals voor omzet en kosten. Maar wat nou als de omzet stijgt of daalt, blijf je dan op dezelfde kosten sturen? Als ondernemer wil je juist dat jouw onderneming voorbereid is op onverwachte gebeurtenissen. Niet alleen als zich een crisis voordoet, maar juist ook als er kansen zijn. Ieder plan zou aan drie eigenschappen moeten voldoen om jou als ondernemer hierbij te helpen: 1. dynamisch, scenario’s, kort cyclisch. Hoe je dat doet?

Plannen maken is vaak lastig omdat veel (externe) gebeurtenissen invloed hebben op jouw organisatie. Om deze invloeden te verwerken in jouw plan, zou deze aan drie eigenschappen moeten voldoen:

  • Dynamisch: je maakt een plan dynamisch door niet op absolute getallen, maar op kengetallen te sturen. Deze kengetallen voorzie je van een (minimale) norm. Op deze manier kan het budget meebewegen op bijvoorbeeld verkoopaantallen;
  • Scenario’s: het is goed om bij het plannen in ieder geval een worst case en best case scenario mee te nemen. Deze zorgen ervoor dat budgethouders en een organisatie nadenken over hoe zij invloed hebben op hun operatie bij onverwachtse gebeurtenissen, zowel positief als negatief. Hoe flexibel ben ik in mijn personeel? Zijn er vaste kosten die ik variabel wil maken? Wat is de zwakste schakel in mijn proces bij onverwachtse groei. Mocht zich een onverwachtse gebeurtenis voordoen dan is een onderneming voorbereid;
  • Kort cyclisch: afhankelijk van de branche is het goed om meerdere keren per jaar een plan te evalueren en bij te stellen. Werk je met kengetallen, dan stelt een plan zich grotendeels zelf bij. In dat geval evalueer je de normen die gesteld zijn aan jouw kengetallen.

Als je bovenstaande eigenschappen meeneemt in jouw plan, dan ben jij uiteraard niet immuun voor een crisis. Echter zijn jij en jouw onderneming wel optimaal voorbereid, kunnen de kosten van een plan beperkt worden én is er meer focus binnen jouw onderneming.

Is er bij jou nog ruimte voor verbetering? Committed2 heeft jarenlang ervaring en kennis over hoe plannen bij kunnen dragen aan grip op jouw onderneming. Kijk voor meer informatie op www.committed2.nl.

Alle posts